A Universidade Comunitária da Região de Chapecó (Unochapecó) acatou recomendação do Ministério Público de Santa Catarina (MPSC) e editou portaria vedando a exigência de reconhecimento de firma ou de autenticação de cópias em seus atos internos, salvo se houver determinação legal expressa ou dúvida fundada sobre a autenticidade.

A recomendação foi expedida pela 13ª Promotoria de Justiça da Comarca de Chapecó, com atuação na área da cidadania e direitos humanos. No documento, o Promotor de Justiça Eduardo Sens dos Santos argumentou que a exigência não tinha sentido, diante de toda a legislação estadual e federal que busca desburocratizar os processos administrativos e facilitar a vida do cidadão (veja ao final do texto). Salienta o Ministério Público que a legislação direcionada à administração pública também se aplica aos serviços públicos prestados por particular, como no caso da educação.

Segundo o Promotor de Justiça, na Unochapecó a autenticação era o ato mais demandado, e envolvia cópias de documentos como escritura de emancipação, diploma de conclusão do ensino superior (inclusive os emitidos pela própria Unochapecó) ou de pós-graduação, históricos, termo de composição e renda do grupo familiar, mudança definitiva de residência, comprovante de escolaridade, de experiência profissional, e laudo ou atestado médico informando a espécie e nível ou grau de deficiência.

Diante da recomendação do Ministério Público, a Unochapecó editou portaria em que fica vedada, na recepção de documentos, a exigência de reconhecimento de firmas ou de autenticação de cópias, salvo se houver determinação legal expressa em contrário, ou dúvida fundada sobre a autenticidade - como em casos nos quais  o documento de identificação com foto e assinatura do interessado ou o documento original não forem suficientes. A dúvida a ensejar a exigência, entretanto, deve ser fundada em uma situação real, nunca em hipóteses.

A portaria também veda a exigência de nova prova sobre fato já comprovado em documentação válida apresentada que conste na base de dados da instituição e a exigência de documentos comprobatórios que sejam de responsabilidade de emissão pela própria Unochapecó. Também dispõe que se verificada fraude, reputar-se-ão inexistentes os atos administrativos dela resultantes.

Veja o que dizem as leis estaduais e federais sobre o tema

Lei Federal nº 13.460/2017art. 5º O usuário de serviço público tem direito à adequada prestação dos serviços, devendo os agentes públicos e prestadores de serviços públicos observar as seguintes diretrizes:IX - autenticação de documentos pelo próprio agente público, à vista dos originais apresentados pelo usuário, vedada a exigência de reconhecimento de firma, salvo em caso de dúvida de autenticidade;

Lei Federal nº 7.115/1983art 1ºA declaração destinada a fazer prova de vida, residência, pobreza, dependência econômica, homonímia ou bons antecedentes, quando firmada pelo próprio interessado ou por procurador bastante, e sob as penas da Lei, presume-se verdadeira.

Decreto Federal nº 9.094/2017art. 9º Exceto se existir dúvida fundada quanto à autenticidade ou previsão legal, fica dispensado o reconhecimento de firma e a autenticação de cópia dos documentos expedidos no País e destinados a fazer prova junto a órgãos e entidades do Poder Executivo federal.

Lei Estadual nº 4.269/1969art. 1ºFica dispensada a exigência de reconhecimento de firma em qualquer documento produzido no País, quando apresentado para fazer prova perante repartições e entidades públicas estaduais da Administração direta ou indireta.

Lei Estadual nº 16.741/2015art. 1ºFica dispensada a exigência de autenticação em cartório, das cópias de documentos exigidos por órgãos integrantes da Administração Pública Estadual, Direta, Indireta e suas fundações, em todo o Estado de Santa Catarina, desde que utilizadas no interesse do requerente, em procedimento administrativo do mencionado órgão autenticador.