Detalhe
CONSIDERANDO que as atividades do Ministério Público não podem sofrer interrupções ou serem prejudicadas em decorrência de substituições de seus Membros;
CONSIDERANDO que o estado de desinformação do substituto pode acarretar prejuízo aos interesses do Ministério Público e a continuidade regular das atividades institucionais;
CONSIDERANDO que a uniformização e atualização do sistema de arquivo trará maior celeridade na obtenção de informações de interesse da Instituição;
CONSIDERANDO que o Ato PGJ n. 172/1992, em seu artigo 7°, § 30, determina que fique arquivado em pasta própria junto a Promotoria de Justiça, cópia da portaria de instauração do inquérito civil, da representação, do pedido ou das peças informativas, da inicial da ação civil, dos despachos concessivos de liminar, da sentença, das razões e contra-razões de recurso, se houver, e do acórdão;
CONSIDERANDO que, nos termos do artigo 32, inciso I, letra "f" da Lei Complementar n. 17, de 05.07.82, compete ao Promotor de Justiça, na qualidade de fiscal das execuções penais, visitar, mensalmente, prisões, manicômios judiciários, colônias agrícolas, penitenciárias e outros estabelecimentos de tratamento penal, sugerindo e requerendo o que entender necessário;
CONSIDERANDO que, nos termos do artigo 201, inciso XI, da Lei n. 8.069/1990 (ECA), compete ao Ministério Público inspecionar as entidades públicas e particulares de atendimento e os programas referidos na aludida lei, adotando de pronto as medidas administrativas ou judiciais necessárias à remoção de irregularidades porventura verificadas;
CONSIDERANDO que os dados obtidos em decorrência destas visitas devem ser registrados em documento próprio, a fim de assegurar a continuidade das informações;
CONSIDERANDO que as representações ou peças informativas recebidas pelo Ministério Público devem ser registradas em livro próprio, para controle da tramitação dos procedimentos administrativos ou inquéritos civis instaurados;
R E S O L V E
Artigo 1° - INSTITUIR o sistema de arquivo e o acervo de livros de registros obrigatórios das Promotorias de Justiça do Estado.
Artigo 2° - Cada Promotoria de Justiça deverá possuir as seguintes pastas, para arquivamento em ordem cronológica:
- Pasta n° 01 - Correspondência Recebida;
- Pasta n° 02 - Correspondência Expedida;
- Pasta n° 03 - Mapa de controle de inquérito policial e cópia de requisições diversas;
- Pasta n° 04 - Provimentos, atos, portarias e ofícios circulares da Corregedoria-Geral do Ministério Público e da Procuradoria-Geral de Justiça;
- Pasta n° 05 - Relatórios das Promotorias de Justiça;
- Pasta n° 06 - Legislação diversa;
- Pasta n° 07 - Cópia das portarias de instauração de inquéritos civis, das representações, dos pedidos ou das peças informativas, das iniciais de ações civis públicas ajuizadas, dos despachos concessivos de liminares, dos termos de ajustamento de conduta, das sentenças, das razões e contra-razões de recursos, e dos acórdãos;
- Pasta n° 08 - cópia de homologação de rescisão de contrato de trabalho.
Artigo 3° - Nas Promotorias de Justiça com atribuição exclusivamente na área criminal, é dispensada a Pasta n° 08.
Artigo 4° - As pastas de arquivo deverão permanecer no recinto destinado ao expediente do Promotor de Justiça, sob sua guarda e responsabilidade.
Artigo 5° - O Promotor de Justiça ao se afastar, a qualquer título, de suas funções, transmitirá ao seu substituto, pessoalmente, ou por pessoa de sua confiança, de forma que preserve a sua incolumidade, todo o arquivo da Promotoria de Justiça, inteiramente atualizado.
Artigo 6° - Constatando na Promotoria em que oficie a inexistência de qualquer das pastas mencionadas no artigo 2° deste Provimento, deverá o Promotor de Justiça institui-la com os elementos que possuir, solicitando à Corregedoria-Geral do Ministério Público os que esta dispuser.
Artigo 7° - Cada Promotoria de Justiça deverá possuir uma caixa, denominada Caixa n° 01, com a finalidade de arquivar os inquéritos civis e procedimentos administrativos findos.
Artigo 8° - Quando as pastas n°s. 04, 05, 06 e 07 não mais comportarem o seu conteúdo, este poderá ser transferido para uma pasta suplementar, na qual deverá constar a observação de que este é o seu caráter, ou para uma caixa de arquivo morto, denominada Caixa n° 02, devidamente organizada, a ser mantida na Promotoria de Justiça.
Artigo 9° - os documentos arquivados nas pastas n°s 01, 02, 03 e 08, decorridos cinco (05) anos do seu arquivamento, poderão ser destruídos por incineração ou qualquer outro procedimento mecânico de dilaceração que inviabilize a leitura de seu conteúdo.
§ 1° - O fiel cumprimento do procedimento referido no "caput" deste artigo é de total responsabilidade do Promotor de Justiça que o executar.
§ 2° - Não havendo na Comarca meio adequado para a destruição dos documentos arquivados nas pastas citadas no "caput" deste artigo, o Promotor de Justiça poderá encaminhá-los à Corregedoria-Geral do Ministério Público, mencionando a finalidade específica, que providenciará a inutilização dos mesmos.
Artigo 10 - O acervo das Promotoria de Justiça será constituído pelos seguintes livros:
- Livro n° 01 - Livro de registro de visitas a estabelecimentos penais e a entidades de atendimento a criança e adolescente;
- Livro n° 02 - Livro de registro de inquéritos civis instaurados;
- Livro n° 03 - Livro de registro de representações ou peças informativas recebidas.
Artigo 11 - O Livro n° 01 destina-se ao registro das visitas procedidas pelos Promotores de Justiça junto à prisões, manicômios judiciários, colônias agrícolas, penitenciárias e a outros estabelecimentos de tratamento penal, bem como a entidades públicas e particulares de atendimento e aos programas de que trata a Lei n° 8.069/90 (ECA).
Artigo 12 - Ao realizar a visita, o Promotor de Justiça providenciará seu registro no respectivo livro, através de termo próprio, lançando, entre outros, os seguintes dados: nome do Promotor, data da visita, espécie do estabelecimento visitado, número e situação dos detentos ou crianças e adolescente, situação do estabelecimento, recomendações, sugestões ou providências adotadas.
Parágrafo único. Havendo mais de uma Promotoria com atribuições criminais, os Membros do Ministério Público realizarão as visitas de inspeção aos estabelecimentos penais através de rodízio semestral, iniciando-se pelo titular da 1ª Promotoria de Justiça.
Artigo 13 - As Promotorias de Justiça sem atribuições criminais ou na área da criança e adolescente ficam dispensadas da instituição do Livro n° 01.
Artigo 14 - O Livro n° 02 destina-se ao registro dos inquérito civis instaurados.
Parágrafo único. Ao proceder o registro, o Promotor deverá fazer constar a data da autuação, o número do inquérito civil, o número da portaria, o indiciado, o objeto da investigação e os trâmites ou providências adotadas.
Artigo 15 - O Livro n° 03 destina-se ao registro das representações ou peças de informações recebidas pelo Ministério Público.
Parágrafo único. Ao proceder o registro, o Promotor deverá fazer constar a data de autuação, o número do procedimento administrativo instaurado, a identificação do representante e do representado, o objeto da representação, bem como os trâmites ou providências adotadas.
Artigo 16 - Ficam revogados os Provimentos n°s 02/73, 09/76, item 4, 16/79, 20/81 e 22/84.
Florianópolis, 15 de março de 1996.