Como prestar contas ao Ministério Público de Santa Catarina (MPSC)
As fundações privadas instituídas em Santa Catarina estão sujeitas ao velamento do Ministério Público, nos termos do art. 66 do Código Civil. Isso implica a obrigação de prestar contas regularmente, demonstrando a correta aplicação dos recursos e o cumprimento de suas finalidades estatutárias.
A prestação de contas ao MPSC é regulamentada pelo Ato n. 168/2017/PGJ e deve ser realizada por meio de sistema específico.
Segue passo a passo detalhado e recomendado para fundações que queiram prestar contas, em especial para as que fazem isso pela primeira vez:
A prestação de contas:
- é obrigatória para todas as fundações
- deve abranger todo o exercício financeiro
- deve evidenciar a situação patrimonial e a execução das finalidades institucionais
Prazo: até 6 (seis) meses após o encerramento do exercício financeiro
A prestação de contas deve ser realizada por meio do:
Sistema de Cadastro e Prestação de Contas (SICAP)
O SICAP é um software por meio do qual as fundações preenchem suas informações cadastrais e seus demonstrativos contábeis. As prestações de contas serão remetidas, em mídia própria, conforme art. 19 Ato n. 168/2017/PGJ.
O sistema permite:
- cadastro da fundação
- inserção dos dados contábeis
- informações gerais sobre a atuação da entidade
- geração da prestação de contas
As orientações quanto ao preenchimento dos dados e das informações por meio eletrônico e os procedimentos para instalação do programa SICAP, poderão ser obtidos mediante contato com o Ministério Público de SC ou com a FIPE: http://www.fundata.org.br
Antes de iniciar o preenchimento, recomenda-se organizar:
- dados da fundação (CNPJ, endereço, denominação)
- finalidade estatutária
- composição da administração
- responsáveis pela gestão
✔ O cadastro é realizado dentro do próprio SICAP, juntamente com a prestação.
Devem ser reunidos:
- balanço patrimonial
- demonstração de resultado do exercício
- demonstração das mutações do patrimônio líquido
- demonstração dos fluxos de caixa do exercício
- relatório de atividades
- notas explicativas
- livros contábeis
- atas de reuniões dos órgãos diretivos
No sistema estão previstos todos os campos para preenchimento, onde a fundação deverá:
- registrar seus dados cadastrais
- informar os dados contábeis
- descrever as atividades realizadas
Após o preenchimento das informações no SICAP, o sistema irá gerar os arquivos da prestação de contas. Nesta etapa, é essencial que a fundação realize verificações formais, a fim de garantir que os documentos estejam válidos para recebimento pelo Ministério Público.
6.1 Conferir os arquivos obrigatórios gerados pelo SICAP
A prestação de contas deve conter, no mínimo:
- Arquivo digital da prestação de contas (extensão “.dpc”, gerado pelo sistema)
- Protocolo (Recibo) de Entrega – em duas vias impressas
- Carta de Representação da Administração – em duas vias impressas
✔ Os documentos impressos devem estar devidamente assinados pelo contador e pelo representante legal da fundação.
6.2 Verificar a integridade por meio da assinatura digital
O SICAP gera automaticamente uma assinatura digital, que consiste em um código numérico de 6 dígitos vinculado à prestação de contas.
Essa assinatura está presente no nome do arquivo digital (.dpc), no Protocolo de Entrega, na Carta de Representação. Ela identifica unicamente aquela prestação de contas.
✔ Exemplo:
Arquivo: pc202324042752000183220794.dpc
Assinatura digital: 220794
6.3 Conferir a correspondência entre os documentos
Deve-se realizar a seguinte verificação: comparar a assinatura digital constante nos documentos impressos com os últimos 6 dígitos do nome do arquivo digital (.dpc).
Todos os documentos devem conter a mesma assinatura digital
Essa conferência é essencial para comprovar que:
- o arquivo digital não foi alterado
- os documentos impressos correspondem exatamente ao conteúdo enviado
6.4 Verificar a conformidade do nome do arquivo
O nome do arquivo digital da prestação de contas deve seguir padrão específico:
- iniciar com “pc” (de prestação de contas)
- conter:
- ano da prestação
- CNPJ da fundação
- assinatura digital ao final
6.5 Situações que podem levar à rejeição do arquivo da prestação de contas
O arquivo da prestação de contas pode ser recusado caso seja identificado:
- arquivo com nome iniciado por “bk” (não é arquivo de envio válido)
- arquivo renomeado manualmente
- arquivo com formato ou padrão incorreto
- divergência da assinatura digital entre arquivo digital, protocolo e carta de representação
✔ Nesses casos, será necessário regularizar a prestação antes do envio ou reapresentá-la
A prestação deve ser:
- enviada à Promotoria de Justiça competente
- apresentada conforme os arquivos gerados pelo SICAP
O Ministério Público realizará a análise técnica e poderá:
- aprovar as contas
- solicitar esclarecimentos
- apontar inconsistências
Caso haja pendências:
- a fundação deverá apresentar complementações ou justificativas
- o processo seguirá até a regularização
- questões técnicas sobre instalação e funcionamento do software: Suporte Técnico CEFEIS/FIPE - suporte@fundata.org.br;
- questões contábeis sobre preenchimento da prestação de contas: Gerência de Análise Contábil (GAC), fone (48) 3330.9475 e Setor de Auditoria do Terceiro Setor (SATS), fone (48) 3330.9466 - sats@mpsc.mp.br;
- questões gerais sobre Contabilidade de Fundações ou SICAP: Centro de Apoio Operacional Técnico (CAT), fone (48) 3330.9480 - cat@mpsc.mp.br.